Funciones del PMS y cómo elegirlo

Continuamos con el tema del PMS analizando las funciones básicas del PMS y cómo elegirlo según nuestro establecimiento.

¿Para qué sirve un PMS?

• Gestión de reservas. El PMS va asociado a un calendario dentro del propio software en el que colocar las reservas. Con esta herramienta podrás hacer check in, check out, facturar las reservas, consultar disponibilidad, bloquear habitaciones, control de stocks…
• Base de datos. Será el corazón de tu alojamiento, el verdadero valor el negocio, tus clientes. Tenerlo actualizado y conservar sus datos entre estancias puede ser decisivo para que el huésped tenga una experiencia excepcional. Además de los datos obligatorios, no dejes de completarlo con los datos de contacto (teléfono y correo) así como otras propiedades (alergias, gustos…)
• Control del estado de las habitaciones. Mediante este software todos los departamentos estarán al tanto en tiempo real y de forma automatizada si la habitación está libre, limpia….
• Informes de caja y cobros. En el mismo podrás llevar una relación de en qué estado están tus reservas: la facturación del día actual, control de créditos, ….
• Parte de viajeros que se enviará de forma automática a la policía todas las noches
• Informes. Prácticamente toda la información que recoge el PMS se puede extraer en informes necesarios para la toma de decisiones.
• Reducción de tiempos y costes operativos gracias a la inmediatez de la información.
• Cálculo de KPIs (indicadores y ratios) decisivos para la toma de decisiones.
• Otros servicios: Actualización de llaves magnéticas, Servicio de alarma,

¿Cómo elegir el PMS?

Se trata de una decisión importante pues deberías mantenerlo a través del tiempo. Has de tener en cuenta que cuando se cambia de PMS inevitablemente siempre se pierde cierta información y como decíamos ésta es muy valiosa. Tendrás que valorar tu alojamiento pero entre otras cosas tu PMS debería:

• Estar en la nube, que lo puedas consultar desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.
• Ser seguro, asequible y sencillo
• Tener un soporte que responda, es decir, que ante cualquier consulta o incidencia puedas recurrir a su servicio técnico.
• Tener opciones de integración. Es interesante que pueda integrar con otros software necesario como el motor de reservas, el channel, el RMS,…
• Ser adaptable. Es interesante que el sistema sea capaz de adaptarse a tus necesidades, tanto el calendario como los campos de las reservas o los informes.

Es importante buscar, informarse de las funciones del PMS, comparar y tomar la decisión más conveniente para tu negocio. Si necesitas valorar tu herramienta, no dudes en contactarnos.